Prowadzenie firmy w Wielkiej Brytanii to nie tylko wyzwanie związane z codziennym zarządzaniem, ale również konieczność optymalizacji kosztów. Jednym z kluczowych narzędzi, które mogą pomóc w zwiększeniu efektywności finansowej, jest odliczanie wydatków firmowych od podatku. W tym artykule przedstawiamy szczegółowe informacje, które pomogą Ci zrozumieć, jakie wydatki możesz uwzględnić w swojej księgowości, gdy pracujesz z domu.
1. Wydatki na biuro – Praca z domu
W przypadku prowadzenia działalności z domu, HMRC umożliwia odliczenie kosztów związanych z utrzymaniem biura na dwa sposoby: jako stałą kwotę lub procentowy udział.
Stałe kwoty
Stałe kwoty to uproszczone rozwiązanie, które pozwala odliczyć określone wartości w zależności od liczby godzin przepracowanych w domu:
- £10 miesięcznie, jeśli pracujesz z domu od 25 do 50 godzin miesięcznie,
- £18 miesięcznie, jeśli pracujesz od 50 do 100 godzin miesięcznie,
- £26 miesięcznie, jeśli spędzasz na pracy w domu ponad 100 godzin miesięcznie.
Nie ma potrzeby dokumentowania szczegółowych kosztów, wystarczy spełniać powyższe kryteria godzinowe.
Procentowe odliczenie
Jeśli chcesz dokładniej uwzględnić swoje wydatki, możesz odliczyć procentowy udział kosztów związanych z prowadzeniem działalności w domu. W tym przypadku uwzględnia się m.in. czynsz, rachunki za prąd, gaz, wodę czy ogrzewanie.
Obliczenie procentowego udziału polega na określeniu:
- Powierzchni wykorzystywanej na działalność (np. jedno z pięciu pomieszczeń w domu),
- Czasu pracy w danym pomieszczeniu,
- Całkowitych kosztów utrzymania domu.
Procentowa metoda wymaga prowadzenia szczegółowej dokumentacji, w tym zapisów dotyczących godzin pracy oraz kosztów ponoszonych na utrzymanie domu.
2. Podróże służbowe – jak efektywnie rozliczyć?
Transport to jeden z najczęstszych wydatków firmowych. Możesz odliczyć:
- Koszty użytkowania prywatnego samochodu: 45p za pierwsze 10 000 mil i 25p za każdą kolejną milę. Pamiętaj o prowadzeniu zapisków dotyczących przejechanych mil!
- Koszty związane z pojazdem firmowym: Możesz odliczyć 100%, jeśli pojazd służy wyłącznie do celów zawodowych.
- Bilety na komunikację miejską: Dotyczy to zarówno autobusów, jak i pociągów używanych do celów biznesowych.
Aby skutecznie rozliczać koszty podróży służbowych, pamiętaj o prowadzeniu szczegółowej dokumentacji. Dobrze zorganizowane zapiski ułatwią nie tylko precyzyjne odliczenie kosztów, ale również będą przydatne podczas potencjalnych kontroli HMRC. Oto przykłady dokumentów i zapisków, które warto zachować:
- Dziennik przejazdów samochodowych: Data, cel podróży, liczba przejechanych mil, opis trasy (np. Birmingham – Londyn).
- Paragony za paliwo, opłaty parkingowe i autostradowe: Nawet jeśli korzystasz z ryczałtu milowego, warto mieć je w razie potrzeby dodatkowego potwierdzenia.
- Bilety za transport publiczny: Autobusowe, kolejowe lub lotnicze rachunki.
3. Sprzęt i materiały biurowe
- Mały sprzęt do pracy: Zakupy drobnych urządzeń (np. telefonów czy drukarek) do wartości £200 lub wyższej, w zależności od wielkości firmy, można odliczyć w całości.
- Materiały eksploatacyjne: Tusz do drukarek, długopisy, zeszyty czy programy komputerowe są w pełni kwalifikowane jako koszty firmowe.
Uwaga: W przypadku droższych urządzeń warto skonsultować się z księgową, aby upewnić się, czy można odliczyć ich koszt od razu.
4. Telefon i Internet – koszty proporcjonalne
- Telefon komórkowy: Jeśli telefon jest używany wyłącznie do pracy, możesz odliczyć 100% kosztów. W przypadku telefonu prywatnego odlicza się procentowy udział użytkowania na cele biznesowe.
- Internet domowy: Obowiązują te same zasady co w przypadku telefonu.
5. Marketing i reklama
Koszty reklamy to ważny element prowadzenia działalności. Możesz odliczyć wydatki na:
- Kampanie online (np. Facebook Ads, Google Ads),
- Tworzenie stron internetowych,
- Drukowanie ulotek czy wizytówek.
Wskazówka: Pamiętaj, że inwestycja w marketing nie tylko zmniejsza podatek, ale również pomaga w rozwoju Twojej firmy.
6. Trivial Benefits i imprezy firmowe
Wręczanie prezentów pracownikom to doskonały sposób na budowanie pozytywnej atmosfery w pracy, motywację zespołu oraz docenienie wysiłku pracowników. HMRC umożliwia przedsiębiorcom odliczenie takich wydatków w ramach tzw. trivial benefits (drobnych świadczeń), o ile spełnione są określone warunki.
- Vouchery do £50 na osobę: Można je wręczać, pod warunkiem, że nie są to nagrody za osiągnięcia w pracy ani bony wymienne na gotówkę.
- Maksymalna roczna wartość prezentów wynosi £300 na osobę.
- Imprezy integracyjne: Możesz odliczyć do £150 na pracownika rocznie, pod warunkiem że impreza jest dostępna dla wszystkich.
7. Co nie podlega odliczeniu?
Niektóre wydatki, takie jak rozrywka biznesowa (np. kolacje z klientami), nie są uznawane przez HMRC za koszty firmowe. Wyjątkiem są:
- Prezenty reklamowe do £50 na osobę, jeśli spełniają warunki HMRC: Nie mogą zawierać żywności, napojów, wyrobów tytoniowych ani bonów wymiennych. Ważne jest, aby reklama znajdowała się bezpośrednio na prezencie, a nie na jego opakowaniu.
- W ciągu roku obrotowego nie można wręczać jednemu klientowi wielu prezentów o łącznej wartości do £50.
Dlaczego warto zadbać o poprawną księgowość?
Prowadzenie dokładnej dokumentacji i znajomość zasad odliczeń to klucz do efektywnego zarządzania firmą. Wszystkie rachunki należy przechowywać przez co najmniej 6 lat i być gotowym do ich przedstawienia w razie kontroli HMRC.
Skorzystaj z pomocy profesjonalisty
Zarządzanie księgowością i optymalizacja podatkowa mogą być skomplikowane. Jako wykwalifikowana księgowa z wieloletnim doświadczeniem, pomagam przedsiębiorcom w Wielkiej Brytanii w prowadzeniu ksiąg, rozliczeniach oraz kontaktach z HMRC.
Potrzebujesz pomocy?
Jeśli potrzebujesz pomocy napisz do mnie lub zadzwoń!
Podobne artykuły:
Zmiany od 6 kwietnia 2025 roku – Co musisz wiedzieć?
Nowy rok podatkowy 2025/2026 przynosi istotne zmiany. Nowe regulacje, które wejdą w życie 6 kwietnia 2025 roku, wpłyną zarówno na pracodawców, jak i na dyrektorów firm Limited. W artykule omówimy najważniejsze zmiany oraz ich konsekwencje dla firm gdzie dyrektor jest...
Dlaczego warto organizować imprezy firmowe?
Imprezy firmowe to doskonały sposób na budowanie zespołu, wzmacnianie morale pracowników i kreowanie pozytywnej atmosfery w pracy. Oprócz korzyści związanych z integracją i budowaniem relacji, istnieją także konkretne korzyści finansowe, które mogą przynieść takie...
Jak Efektywnie Przygotować się do Rozliczenia Podatkowego w UK Jako Osoba Samozatrudniona
Praca na własny rachunek w Wielkiej Brytanii wiąże się z wieloma wyzwaniami, a jednym z najważniejszych jest roczne rozliczenie podatkowe. Dla wielu osób samozatrudnionych jest to czas stresujący, pełen niepewności. Jednak odpowiednie przygotowanie może znacznie...
Flat Rate Scheme
VAT – Flat Rate Scheme Co to jest? Przeważnie VAT jest obliczany jako różnica pomiędzy VAT ze sprzedaży (20%) a VAT z wydatków. Czasami osoba ma zwrot VAT, w większości przypadków musi jednak płacić różnicę do HMRC. Flat Rate Scheme jest to określony % VAT, który...
Maksymalizuj Oszczędności: Ulgi Podatkowe na Energooszczędność dla Firm w Wielkiej Brytanii
Maksymalizuj Oszczędności: Ulgi Podatkowe na Energooszczędność dla Firm w Wielkiej Brytanii W erze, gdy zrównoważony rozwój to nie tylko modne hasło, ale konieczność biznesowa, rząd Wielkiej Brytanii oferuje znaczące zachęty dla firm inwestujących w energooszczędność....
Dlaczego Wydatki na Business Entertainment Nie Są Kosztami Podatkowymi?
Wiele firm korzysta z różnych form rozrywki biznesowej, takich jak wspólne posiłki, wydarzenia sportowe czy prezenty dla klientów, aby zbudować lepsze relacje i promować swoje usługi. Mimo że te działania wydają się być uzasadnioną częścią prowadzenia biznesu,...
5-ty GRANT
Możesz starać się o 5-ty grant za okres maj-wrzesień 2021 Jednakże zasady są inne. Weź je pod uwagę starając się o dofinansowanie. Są 3 kryteria, które musisz spełnić: STATUS I LATA Być zarejestrowanym jako osoba samozatrudniona i prowadzić...
5 Sprytnych Sposobów na Obniżenie Podatków dla Twojej Firmy Budowlanej w UK
Czy wiesz, że Twoja firma budowlana może płacić znacznie mniej podatków, niż płaci obecnie? Jako doświadczony księgowy specjalizujący się w branży budowlanej, chcę podzielić się z Tobą pięcioma sprawdzonymi metodami, które pomogą Ci zaoszczędzić pieniądze i zwiększyć...
Jak założyć własną działalność w UK – poradnik krok po kroku
Jak założyć własną działalność w UK Postanowiłeś, że masz dosyć pracy dla innych i chcesz być swoim własnym szefem? A może pracujesz na pół etatu lub nawet na cały etat, ale pragniesz również prowadzić własny biznes? W Wielkiej Brytanii jedno nie wyklucza drugiego –...
Czwarta dotacja
Czwarte dofinasowanie dla samozatrudnionych zacznie być wypłacane pod koniec kwietnia 2021 Dokładna data nie jest jeszcze znana. Jest dobra wiadomość dla osób, które wcześniej nie miały prawa do dotacji!!! Jeżeli zacząłeś dzialalność po marcu 2019 lub...